Bij het organiseren van een evenement is het van essentieel belang om te beschikken over een goede, eenvoudige en overzichtelijke kassa. Maar jammer genoeg hebben niet alle verenigingen een betrouwbaar systeem. Hiermee kunnen niet alleen betalingen worden verwerkt, maar ook inzicht worden verkregen in de verkoop van tickets en andere producten.
Maar waar moet je precies op letten bij het kiezen van de juiste kassa voor evenementen? In dit artikel zetten we alle belangrijke zaken voor je op een rijtje.
Allereerst is het belangrijk om te kijken naar de functionaliteiten die een kassa-oplossing biedt. Is de kassa geschikt voor uw type van evenement? Denk hierbij aan de mogelijkheid om verschillende betaalmethoden te accepteren, maar ook de manier van hoe de rekeningen ingegeven gaan worden.
Komen alle mensen afrekenen in willekeurige volgorde? Moeten mensen op voorhand reserveren? Zijn er vaste tafels? Hebben groepen een lopende rekening? Gaan klanten graag afzonderlijk willen afrekenen? Er zijn heel wat uitzonderingen wanneer we een oplossing proberen zoeken voor alle mogelijke evenementen.
Want los van het ingeven van alle rekeningen zelf, heb je misschien nadien ook nog graag analyses gehad of alle gegevens in een ander formaat dan een excel?
Een kassa voor evenementen moet niet alleen functioneel zijn, maar ook eenvoudig in gebruik. Zorg ervoor dat de oplossing intuïtief is en dat medewerkers snel aan de slag kunnen zonder veel training. Zo moet niet steeds dezelfde persoon een heel weekend lang aan de kassa zitten.
De bedoeling moet zijn dat iedereen met het systeem kan werken, zodat ze niet om de 5 minuten een verantwoordelijke moeten roepen om hen uit de nood te helpen. Iedereen die ‘shift kassa’ heeft, gaat deze met gemak moeten kunnen bedienen. Niemand staat graag lang in de rij om te kunnen afrekenen…
Geld is geld! Een kassa-oplossing moet altijd betrouwbaar zijn en niet uitvallen of crashen tijdens een evenement. Kies daarom voor een kassa-oplossing waar je al mee gewerkt hebt of die goede recenties heeft. Zo kom je niet voor verrassingen te staan tijdens je evenement.
Weet je van tevoren wat de kassa allemaal kan? Of ga je eerst moeten betalen voor je beseft dat het gekozen systeem eigenlijk niet goed was? Is de uitgever van het kassa-systeem gemakkelijk te bereiken moest er iets niet werken? Zijn alle contactgegevens duidelijk en heb je een goed gevoel bij het POS systeem wanneer je alles aan het voorbereiden bent voor je grote weekend?
Als alles goed zit kan je met een gerust hart je evenement starten!
Niet alle evenementen zijn even groot. Het zou handig zijn moest je voor alle evenementen van je organisatie of vereniging hetzelfde systeem kunnen gebruiken. Of je nu een wandeling, quiz, streekbier-avond of eetdag organiseerd. Niet steeds opnieuw de zoektocht starten naar een kassa-systeem.
Misschien belangrijker nog, statistieken van al je evenementen! Was de toneel-avond een succes? Hoeveel wafels werden er besteld? Wat was de opbrengst van de wafelverkoop tegenover vorige jaren?
Al je evenementen, hoe groot of hoe klein ook, in 1 eenvoudig systeem. Zo kan je per jaar zien hoeveel opbrengsten je organisatie binnenhaalt per evenement.
Tot slot is het belangrijk om te kijken naar de kosten van een kassa-oplossing. Evenementen organiseren behoort waarschijnlijk niet tot jullie hoofd-activiteit. Ondanks er wel heel wat geld binnenkomt door jullie evenementen. Als de kassa duurder is dan de inkomsten, of als je de kassa maar 1x per jaar nodig hebt, ga je geen dure kassa aankopen. Laat staan er nog extra hardware bij ook, dan lopen de kosten snel op.
Transparante prijzen is zeer belangrijk, zodat je weet of het systeem toekomst kan bieden voor je organisatie. Er zijn verschillende kassa-oplossingen beschikbaar voor evenementen, elk met hun eigen voor- en nadelen en elk ook nog eens hun appart kostenplaatje.
In conclusie is het kiezen van de juiste kassa-oplossing voor evenementen van essentieel belang. Het organiseren van jullie evenementen zijn niet alleen leuk, maar zijn ook essentieel voor jullie club-kassa. Neem zeker eens de tijd én de stap naar een digitaal systeem om dit allemaal te kunnen managen.
Bij het zoeken naar een kassa-oplossing is het dus belangrijk om verschillende opties te vergelijken en te kijken naar de behoeften van jouw evenement en bezoekers. Het kiezen van de juiste kassa-oplossing kan bijdragen aan een soepel verloop van het evenement en het verkrijgen van waardevolle informatie voor toekomstige evenementen.
Hopelijk heb je nu een beter inzicht in waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste kassa-oplossing voor evenementen. Door rekening te houden met deze belangrijke zaken, kan je een weloverwogen keuze maken voor jouw evenement en bijdragen aan een succesvol verloop ervan.
Benieuwd of Presto voor jullie de beste keuze is? Probeer het zelf of kijk even naar alle functies dat Presto te bieden heeft voor je de knoop doorhakt!
