Jouw Eetfestijn een groot succes? De ultieme gids voor de restaurantdagen van jouw organisatie!
Een restaurantdag of eetfestijn is pure Belgische traditie. Het brengt niet alleen geld in het laatje, maar ook mensen samen. Je kent het wel, de geur van spaghettisaus die je al vanop de parking kan ruiken, het geroezemoes in een versierde turnzaal, refter of cantine en het warme gevoel dat je de lokale jeugdbeweging of de school van je kinderen steunt.
Maar hoe begin je eraan? Een geslaagd eetfestijn organiseren lijkt een hele klus, maar met een goede planning is het perfect haalbaar. Volg deze gids en maak van jouw evenement een daverend succes!
Fase 1: De Voorbereiding (3-6 maanden vooraf)
Een goede start is het halve werk. Begin ruim op tijd met de grote lijnen.
1. Wanneer is de beste periode?
De datum is cruciaal. Houd rekening met:
- Seizoenen: Een BBQ in de zomer, mosselen in de herfst (september/oktober), en spaghettidagen of stoofvleesfestijnen in de koudere maanden (oktober-april) doen het altijd goed.
- Concurrentie: Check de kalender van de gemeente. Organiseer je eetfestijn niet in hetzelfde weekend als de lokale kermis of het eetfestijn van een andere grote vereniging.
- Vakanties: Vermijd schoolvakanties en lange weekends. Veel gezinnen zijn dan weg. Populaire momenten zijn vaak de weekends net voor of na een vakantieperiode.
- Praktisch: Een zondagmiddag trekt vaak gezinnen met kinderen, terwijl een zaterdagavond ook een jonger publiek kan aanspreken.
2. Wat & Waar?
- Het Menu: Houd het simpel! Eén of twee klassiekers zijn meer dan genoeg. Denk aan:
- Spaghetti Bolognese (met een vegetarisch alternatief)
- Stoofvlees of Vol-au-vent met frieten
- Steak met saus naar keuze
- Vergeet de kinderporties en een eenvoudig dessertbuffet niet (chocomousse, rijstpap en zelfgebakken taarten zijn altijd een hit).
- De Locatie: Heb je een eigen kantine of refter? Perfect! Anders is een parochiezaal, gemeenschapscentrum of de schoolturnzaal een goede optie. Checklist voor de locatie: Is er een degelijke keuken? Zijn er genoeg tafels en stoelen? Is er voldoende koelruimte?
3. Stel je Kernteam en Budget samen
Niemand kan dit alleen. Vorm een klein kernteam met duidelijke verantwoordelijken (bv. iemand voor de keuken, iemand voor de zaal, iemand voor de promo). Maak een simpele schatting van de kosten (huur zaal, ingrediënten, drank, verzekering) en de verwachte opbrengsten. Dit helpt je om de prijs per maaltijd te bepalen.
4. Denk aan de Regels
Informeer je bij de gemeente of je vergunningen nodig hebt. Denk aan:
- Voedselveiligheid (FAVV): Zorg dat alles hygiënisch verloopt.
- SABAM: Als je muziek speelt, moet je een vergoeding betalen.
- Verzekering: Zorg dat je organisatie verzekerd is voor burgerlijke aansprakelijkheid.
Fase 2: De Praktische Organisatie (4-6 weken vooraf)
De datum is geprikt, het menu is gekozen. Tijd voor actie!
1. Promotie, Promotie, Promotie!
Laat iedereen weten dat ze moeten komen!
- Offline: Flyers, affiches bij de lokale bakker en slager, een spandoek aan de poort.
- Online: Maak een Facebook-evenement aan, post leuke foto’s van de voorbereidingen op social media en stuur e-mails naar leden en sympathisanten.
- Persoonlijk: Mond-tot-mondreclame is het allerbelangrijkste. Spreek erover op de speelplaats, in de sportkantine en tegen je buren.
2. Inschrijvingen en Betalingen Beheren
Vooraf inschrijven is een must. Zo weet je hoeveel je moet inkopen en vermijd je verspilling.
- Maak het makkelijk: Werk met inschrijfstrookjes, maar ook met een eenvoudig online formulier (bv. Google Forms).
- Vooraf betalen: Moedig dit aan! Het zorgt voor minder gedoe op de dag zelf. Je kan werken met een overschrijving op de rekening van de vereniging. Een QR-code voor een betaal-app op de flyer en het inschrijfformulier is tegenwoordig superhandig.
- Verkoop kaarten: Fysieke kaarten die vooraf verkocht worden door leden, werken ook nog steeds uitstekend.
3. Vrijwilligers zijn Goud Waard
Maak een lijst van alle taken (opbouw, koken, afwassen, bar, bediening, opkuis) en hang een inschrijflijst uit. Veel handen maken licht werk. Een duidelijke planning met uren en taken zorgt ervoor dat iedereen weet wat te doen.
Fase 3: De Dag Zelf
Hét moment is daar!
1. De Zaal & Keuken
Begin op tijd met de opbouw. Zorg voor een logische indeling: een duidelijke ingang, een centrale plek voor de kassa en drankbonnen, en een vlotte looproute voor de bediening. Wijs in de keuken duidelijke rollen toe: wie kookt, wie dresseert de borden, wie doet de afwas?
2. Een Vlot Systeem voor Bestellingen en Betalingen
Een goed systeem voorkomt chaos.
- Centrale Kassa: Richt één punt in waar mensen die niet vooraf betaalden, kunnen betalen. Zorg voor voldoende wisselgeld!
- Drankbonnen: Werk met drankbonnen. Dit centraliseert de geldstroom en maakt het aan de bar veel eenvoudiger.
- Bestelbonnen: Gebruik eenvoudige, voorgedrukte bonnetjes waarop de bediening de bestelling per tafel kan noteren. Eén exemplaar voor de keuken, één voor de bar.
- Turflijsten: Houd met simpele turflijsten in de keuken en aan de bar bij hoeveel van elk gerecht en elke drank verkocht is. Zo behoud je het overzicht.
3. Vergeet de Sfeer Niet!
Een beetje achtergrondmuziek (denk aan SABAM!), wat versiering in de kleuren van je club en een glimlach van de vrijwilligers doen wonderen. Een kleine kinderhoek met wat kleurpotloden en papier kan voor ouders het verschil maken.
Fase 4: Na het Festijn
1. De Grote Opkuis
Plan dit als een aparte taak in het draaiboek. Met een fris team de volgende ochtend gaat het vaak vlotter dan ’s nachts laat.
2. Maak de Balans op
Tel de inkomsten, trek de kosten eraf en communiceer het prachtige eindresultaat trots aan iedereen die heeft meegeholpen en deelgenomen.
3. Een Dikke Dankjewel!
De belangrijkste stap van allemaal. Bedank je vrijwilligers persoonlijk, via e-mail of op social media. Zonder hen was er geen feest. Zij zijn de motor van je vereniging.
Een eetfestijn organiseren is hard werken, maar de voldoening, de teamspirit en de opbrengst voor je vereniging zijn onbetaalbaar. Veel succes
